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Outlook 365:在公司中最佳使用 Outlook 365 的 13 个技巧 手放在笔记本键盘上写电子邮件 作者:马可·雷蒙迪| 2022 年 7 月 26 日| 信息技术系统 Outlook 是一个具有许多功能的软件。它适用于 Windows、Mac 或移动设备,历甚至工作日期间要执行的活动(任务)。 Outlook 365 是 Office 365 套件的一部分,这是一组越来越多地在商业环境中使用的程序。 它是管理电子邮件和日历的绝佳工具,但其众多功能使其使用起来有点复杂。 在等待新版Microsoft One Outlook 电子邮件软件的到来时,以下是一些有关如何充分利用 Outlook 365 的技巧。 我将首先列出一些基本功能,然后继续介绍更高级的功能。 索引[隐藏] 1在电子邮件底部创建签名 2你要去度假吗?设置自动回复 3忽略不重要的消息 4提及某人以吸引他们的注意力 5禁用新传入消息的通知 6查找与您正在阅读的内容相关的消息 7将 Teams 消息共享到 Outlook 8在电子邮件中快速共享 Office 文件 9绘制电子邮件 10插入屏幕裁剪 11整理您的 Outlook 日历 12像秘书一样使用 Outlook 13使用 Outlook 创建调查 14结论 15 位作者 在电子邮件底部创建签名 我不必告诉您在电子邮件末尾标明您的参考文献有多么重要。除了良好的举止之外,它也是让您轻松联系的有效方式。 有很多营销技术可以应用于专业帐户签名。您是否应该插入您的照片?公司的座右铭是什么?社交资料的链接? 无论您决定输入什么,如何在 Outlook 中创建签名?转到顶部的 Outlook 搜索框,然后输入“签名”>“选择签名”(在“操作”下),然后选择“签名...” 用于在 Outlook 365 中插入签名的签名项 将打开一个窗口,您可以在其中创建新签名,该签名将自动出现在您的所有新电子邮件中,如果您愿意,还会出现在回复和转发中。 在您的签名中,输入您的联系方式。
除了您的名字和姓氏之外,还有您的角色、电子邮件地址和电话号码。 你要去度假吗?设置自动回复 如果您已经享受了一些应得的假期,那么您应该准备一条自动传达您将在几天内不工作的消息,以警告给您写信的人您不会立即回复。 要设置自动 行业电邮清单 回复消息,请转至“文件”菜单 >“自动回复(不在办公室)”按钮 自动回复(不在办公室)图标 选择您的假期时间段,设置消息并单击“确定”。 Outlook 365 自动回复邮件设置的屏幕截图 此时,每当有人在选定的时间段内给您写信时,他们都会收到您的电子邮件,让您知道您正在享受假期 忽略不重要的消息 有多少次您被插入一条消息,然后生成一长串您不感兴趣的电子邮件? 我敢打赌,您收到的每一封电子邮件都会不断地按删除键。 有一个方法可以避免连续删除——删除一系列你不感兴趣的消息:忽略按钮。 选择该系列中您不感兴趣的消息之一,然后单击“忽略”。从那一刻起,该对话的后续消息将最终被扔进垃圾箱。不再有删除或干扰。有用且有效。 删除 Outlook 365 中要忽略的不重要邮件的警报 与 Ignore 类似的是Clean函数。不同之处在于,“忽略”指的是即将到达的消息,而“清理”指的是一系列您已下载但不再关心保留的消息。 “清理”功能的图标位于“忽略”功能的正下方,这并非巧合。 提及某人以引起他们的注意 当我们在办公室与某人一起工作时,我们可以说“嘿,弗朗西斯科”。弗朗西斯科听到有人叫他的名字,就会停下手头的事情,抬起头来。 您可以使用Outlook @mentions达到相同的效果。在电子邮件文本中插入@Francesco。收件人将看到他在对话中被提及。 另外,当其他人@提及您时,您的收件箱会直接在消息摘录中显示与提及相关的短语。此功能可以让您立即看到需要注意的事项。
![](http://zh-cn.fristdatabase.com/wp-content/uploads/2023/11/%E8%A1%8C%E4%B8%9A%E7%94%B5%E9%82%AE%E6%B8%85%E5%8D%95-tanjila22-300x238.png)
当您提及某人时,他们的电子邮件地址会自动添加到“收件人”字段中。 禁用新传入消息的通知 如果您需要不受干扰地执行任务,则应删除每次收到新电子邮件时出现在右下角的警告。 你怎么做?菜单项文件 > 选项 > 邮件部分 > 传入消息部分> 取消选择您不感兴趣的通知。 在 Outlook 365 中配置电子邮件通知警报的屏幕截图 例如,您可以取消选择新消息到达时播放声音,或者确保新消息信封不会出现在右下角的 Windows 任务栏中,或者更好的是,消息预览不会显示为弹出窗口-UPS。 通过取消选中所有复选框,您将不再收到任何通知,并且您的工作效率肯定会更高。黄金法则是在规定的时间检查您的电子邮件收件箱,例如,早上开始之前和午餐后立即重新开始之前。 查找与您正在阅读的内容相关的消息 我们仍然被电子邮件淹没。如果我们丢失了对话中以前的消息,要恢复您可以执行的各种步骤:右键单击对话中的一条消息 >查找相关项目> 选择此对话中的消息(或来自发件人的消息,如果您只对该人的消息感兴趣)。 Outlook 365“查找相关项目”菜单项 将 Teams 消息共享到 Outlook 有多少次他们在 Teams 上向您发送了一条消息,告知您必须做的事情,您阅读了该消息,通知消失了,并且有可能记住手头的任务? 现在,您可以通过单击表情符号旁边的3 个点图标并选择在 Outlook 中共享,将 Teams 中收到的消息直接发送到 Outlook 。 Outlook 中的团队共享菜单项 当然,还有相反的路径,即在 Teams 上共享电子邮件(Outlook 顶部栏中的“在 Teams 上共享”图标)。 在电子邮件中快速共享 Office 文件 您肯定知道在电子邮件中附加文档的功能。 但如果您正在处理 Word 或 Excel 文件,您可能不知道有一种快速方法可以做到这一点。
除了您的名字和姓氏之外,还有您的角色、电子邮件地址和电话号码。 你要去度假吗?设置自动回复 如果您已经享受了一些应得的假期,那么您应该准备一条自动传达您将在几天内不工作的消息,以警告给您写信的人您不会立即回复。 要设置自动 行业电邮清单 回复消息,请转至“文件”菜单 >“自动回复(不在办公室)”按钮 自动回复(不在办公室)图标 选择您的假期时间段,设置消息并单击“确定”。 Outlook 365 自动回复邮件设置的屏幕截图 此时,每当有人在选定的时间段内给您写信时,他们都会收到您的电子邮件,让您知道您正在享受假期 忽略不重要的消息 有多少次您被插入一条消息,然后生成一长串您不感兴趣的电子邮件? 我敢打赌,您收到的每一封电子邮件都会不断地按删除键。 有一个方法可以避免连续删除——删除一系列你不感兴趣的消息:忽略按钮。 选择该系列中您不感兴趣的消息之一,然后单击“忽略”。从那一刻起,该对话的后续消息将最终被扔进垃圾箱。不再有删除或干扰。有用且有效。 删除 Outlook 365 中要忽略的不重要邮件的警报 与 Ignore 类似的是Clean函数。不同之处在于,“忽略”指的是即将到达的消息,而“清理”指的是一系列您已下载但不再关心保留的消息。 “清理”功能的图标位于“忽略”功能的正下方,这并非巧合。 提及某人以引起他们的注意 当我们在办公室与某人一起工作时,我们可以说“嘿,弗朗西斯科”。弗朗西斯科听到有人叫他的名字,就会停下手头的事情,抬起头来。 您可以使用Outlook @mentions达到相同的效果。在电子邮件文本中插入@Francesco。收件人将看到他在对话中被提及。 另外,当其他人@提及您时,您的收件箱会直接在消息摘录中显示与提及相关的短语。此功能可以让您立即看到需要注意的事项。
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当您提及某人时,他们的电子邮件地址会自动添加到“收件人”字段中。 禁用新传入消息的通知 如果您需要不受干扰地执行任务,则应删除每次收到新电子邮件时出现在右下角的警告。 你怎么做?菜单项文件 > 选项 > 邮件部分 > 传入消息部分> 取消选择您不感兴趣的通知。 在 Outlook 365 中配置电子邮件通知警报的屏幕截图 例如,您可以取消选择新消息到达时播放声音,或者确保新消息信封不会出现在右下角的 Windows 任务栏中,或者更好的是,消息预览不会显示为弹出窗口-UPS。 通过取消选中所有复选框,您将不再收到任何通知,并且您的工作效率肯定会更高。黄金法则是在规定的时间检查您的电子邮件收件箱,例如,早上开始之前和午餐后立即重新开始之前。 查找与您正在阅读的内容相关的消息 我们仍然被电子邮件淹没。如果我们丢失了对话中以前的消息,要恢复您可以执行的各种步骤:右键单击对话中的一条消息 >查找相关项目> 选择此对话中的消息(或来自发件人的消息,如果您只对该人的消息感兴趣)。 Outlook 365“查找相关项目”菜单项 将 Teams 消息共享到 Outlook 有多少次他们在 Teams 上向您发送了一条消息,告知您必须做的事情,您阅读了该消息,通知消失了,并且有可能记住手头的任务? 现在,您可以通过单击表情符号旁边的3 个点图标并选择在 Outlook 中共享,将 Teams 中收到的消息直接发送到 Outlook 。 Outlook 中的团队共享菜单项 当然,还有相反的路径,即在 Teams 上共享电子邮件(Outlook 顶部栏中的“在 Teams 上共享”图标)。 在电子邮件中快速共享 Office 文件 您肯定知道在电子邮件中附加文档的功能。 但如果您正在处理 Word 或 Excel 文件,您可能不知道有一种快速方法可以做到这一点。